Graficos

Crear un gráfico

Un gráfico puede darle a los datos un aspecto más atractivo y más comunicador que los simples números. Para crear un gráfico puedes utilizar estos pasos:

1.  Selecciona los datos que quieres mostrar en el gráfico.

2.  En la ficha Insertar, grupo Gráficos, elige un tipo de gráfico de tu gusto, o bien pulsa en su lanzador para ver el cuadro de diálogo Insertar gráfico (figura 11.1).

3.  Selecciona en este cuadro de diálogo el tipo de gráfico que te interesa haciendo clic en la columna de la izquierda. En la derecha se mostrarán sus subtipos con iconos bastante descriptivos de cómo quedará el grafico.

4.  Selecciona el subtipo y pulsa aceptar.

Figura 11.1. Cuadro de diálogo Asistente para gráficos

Ya está, hacer un gráfico con aspecto profesional es así de fácil, incluso los pasos 2, 3 y 4 pueden sustituirse con solo pulsar F11. Lo que es claro es que la se­lección de los datos que se van a representar es importante: los datos han de seleccionarse de una determinada manera para que Excel pueda crear el gráfico correctamente.

Por una parte, debes asegurarte de que determinados datos del rango que se seleccione se correspondan con rótulos en el gráfico. Y, por otra parte, los datos numéricos que se seleccionen se representarán en el gráfico de una manera u otra dependiendo de la forma en la que se hayan seleccionado. Ten en cuenta que no es necesario que el rango seleccionado para crear el gráfico sea contiguo. Puedes seleccionar rangos discontinuos, como ya sabemos hacer.

Una vez que completes la secuencia anterior, según lo hayas creado, el gráfico se colocará en un lugar u otro: si lo creaste con el comando de la cinta de opciones aparecerá en la hoja de cálculo activa, junto a los datos en las celdas. Si lo creas con F11, automáticamente se generará una hoja nueva con el nombre Gráfico 1, con este ocupando toda la hoja. En cualquier caso, fíjate en la cinta de opciones: aparece una ficha nueva, Herramientas de gráficos (figura 11.2). Con ella trabajaremos en los siguientes apartados.

Figura 11.2. Herramientos de gráficos

Posición y tamaño del gráfico

Si no tienes tu gráfico en una hoja propia, seguramente querrás saber cómo ubicarlo dentro de la hoja y qué tamaño darle. Para cambiar la posición del gráfico dentro de la hoja coloca el puntero del ratón en el borde del mismo y arrastra para dejarlo en la posición deseada.

Si quieres cambiar el tamaño, haz clic sobre el recuadro del gráfico para ver los puntos de control de tamaño que son unos cuadros negros que aparecen en las esquinas y en el centro de cada uno de los lados. Sitúa el ratón en cualquiera de estos puntos y te mostrará una doble flecha que indica en la dirección que debes arrastrar para cambiar el tamaño del grafico. Los puntos de control de las esquinas permiten cambiar el tamaño en dos dimensiones a la vez. Si quieres que el cambio de tamaño se realice de manera proporcional en ambas dimensiones, debes arrastrar por un punto de una esquina mientras mantienes pulsada la tecla Mayús.

Puedes colocar el gráfico en otra hoja aparte o mandarla como objeto a otra hoja de cálculo, y viceversa. Utiliza el comando Mover gráfico de la ficha nueva Herramientas de gráficos, en su pestaña Diseño (figura 11.2)

Elementos de un gráfico

Has creado sin dificultad y colocado tu gráfico, pero aún no hemos entrado en materia. En este apartado conocerás uno a uno todos los elementos que lo componen:

ð Leyenda: es un cuadro que contiene un recuadro de color identificativo de la barra a la que representa en el gráfico.

ð Área del gráfico: todo el recuadro dentro del cual se encuentra el gráfico y los demás objetos que lo complementan.

ð Área de trazado: es un recuadro interior en el que se encuentra el gráfico y los títulos de los ejes.

ð Título del gráfico: es el texto que aparece en la parte superior por encima del área de trazado.

ð Títulos de los ejes: estos rótulos indican el contenido que se muestra en cada eje. Están dentro del área de trazado.

ð Series de datos: son cada grupo de datos del mismo registro que se representa y que en el gráfico aparece con el mismo color. En el gráfico de muestra cada serie tiene 3 columnas, una en cada bloque de columnas representadas.

ð Rótulos de los ejes: es el texto que muestran los ejes en sus divisiones y que sirven de referencia a los valores que representan las columnas.

ð Ejes: el gráfico está formado por dos ejes, uno vertical y otro horizontal y son las líneas perpendiculares que se cruzan en el punto cero. Si se crea un gráfico puramente tridimensional aparecerá un tercer eje.

ð Planos del gráfico: son los espacios que comprenden al gráfico. Hay plano horizontal en el que se apoyan las columnas, y vertical por el que ascienden según su tamaño.

ð Líneas de división: son las línea verticales y horizontales que dividen los planos vertical y horizontal en partes.

elementos de un gráfico

Figura 11.3. Elementos de un gráfico

Cambiar el tipo de gráfico

Cuando creas un gráfico, inicialmente aparece uno como predeterminado y, después, al verlo en pantalla, puede que no te interese ese tipo de gráfico sino otro. Para cambiar el tipo de gráfico primero haz clic sobre el gráfico y después ejecuta el comando Cambiar tipo de gráfico, en la ficha Herramientasde gráficos, en su pestaña Diseño. Se mostrará el cuadro de diálogo Tipo de gráfico que es como el que viste en la figura 11.1.

En el cuadro de lista Tipo de gráfico, selecciona uno de los tipos de gráficos que te ofrece. A continuación, en la sección Subtipo de gráfico verás las diferentes opciones del tipo elegido y entre ellas selecciona la que más te interese. Para terminar haz clic en el botón Aceptar. Excel no cambiará ni los datos ni el formato, en lo posible, de los elementos del gráfico.

Opciones de los gráficos

Para poder editar las opciones de cualquier tipo de gráfico, selecciona previamente el gráfico, haciendo clic sobre él, para que se muestre en la cinta de opciones la ficha Herramientasde gráficos que ya vimos en la figura 11.2. Aunque ya hemos utilizado algunos de sus comandos, lo que vamos a hacer ahora es ver más detenidamenta cada una de sus pestañas:

Opciones de diseño

Esta pestaña te permite, además de decidir su ubicación o cambiar el tipo de gráfico, controlar su aspecto formal. En el supuesto de que te equivocaras eligiendo los datos en la hoja de cálculo no tendrías que eliminar el gráfico porque no ha salido como esperabas. Nos referimos a que puedes añadir o quitar datos, reseleccionando rangos con el comando Seleccionar datos del grupo Datos (figura 11.4). En ese momento, o luego en el mismo grupo, puedes intercambiar los datos de los ejes con Cambiar entre filas y columnas. Excel actualizará el gráfico automáticamente con estos cambios, así no tendrías que empezar de nuevo.

datos para el gráfico

Figura 11.4. Seleccionar de nuevo los datos para el gráfico

Los grupos Diseños de gráfico y Estilos de diseño están pensados para facilitarte la vida, y acelerarla. Son vías rápidas de conseguir un gráfico con un aspecto profesional, porque aunque puedes agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, a veces por falta de tiempo es mejor aplicarle rápidamente un diseño y un estilo predefinido.

Lo que hace el comando Diseño rápidos ofrecerte combinaciones con los elementos que hemos visto antes, es decir, algunos diseños llevan leyenda, otros tabla de datos, otros las dos cosas… prueba con los diseños y decídete por el que más se ajusta a lo que pretendes.

Figura 11.5. El comando Diseño rápidos

Algo parecido ocurre con los Estilos de diseño. Pulsa en el desplegable  y verás la galería entera de diseños, haz clic en uno para cambiar el estilo general del gráfico forma instantánea.

Figura 11.6. Estilos de diseño predefinidos

Opciones de presentación

Dentro de la pestaña Presentación configuras manualmente qué elementos aparecen en el gráfico y dónde deben situarse. La figura 11.7 muestra los grupos de comandos necesarios:

Figura 11.7. Grupos de comandos que controlan la presentación

ð Título del gráfico: agrega, quita o coloca el título del gráfico. Por defecto no aparece título alguno para nuestro gráfico, así que hay que crearlo pulsando en este comando y elegirle ubicación con el menú desplegable. Puedes colocarlo encima del gráfico o superpuesto sobre él. Después de este paso tienes que escribir el título; haz clic sobre el texto del cuadro que acaba de aparecer y tecléalo. Si quieres cambiarlo de lugar o quitarlo, tendrás que ejecutar de nuevo este comando.

Nota

Cuando ejecutas uno de estos comandos que controlan la presentación en su desplegable aparece Más opciones de… Utilízala para cambiar manualmente el formato con el cuadro de diálogo de la figura 11.8.

ð Rótulos del eje: su función es similar a la del comando anterior, pero afecta al texto utilizado para etiquetar cada eje. El comando se subdivide en opciones para el eje horizontal y el vertical, del que puedes decidir incluso la orientación del texto del rótulo.

ð Leyenda: la leyenda es un cuadro con información descriptiva que identifica los colores asignados a las series de datos que se están representados en el gráfico. Puede colocarse en cualquier posición del área del gráfico e incluso superponerse sobre él.

Figura 11.8. Cuadro de diálogo Formato de…

ð Etiquetas de datos: añade los valores de los datos que se representan gráficamente. Si cambiaras los datos en la hoja de cálculo estas etiquetas se actualizarían automáticamente.

ð Tabla de datos: es totalmente accesoria, pero en algunos gráficos conviene que además de mostrarse las representaciones gráficas también aparezcan los datos que han dado como resultado esa representación grafica, ya que con los mismos se le da más fuerza a lo que se quiere mostrar.

ð Ejes: cambia el formato y diseño de cada eje. Aquí decides si si el eje horizontal se muestra de izquierda a derecha o en sentido contrario o si llevará etiquetas o no. Y, por supuesto, que aparezca o no. Con el comando del eje vertical incluso eliges en qué unidades medirá.

ð Líneas de cuadrícula: esta sección te permite activar o desactivar las líneas de división que dividen a los ejes en partes. Las líneas de división principales permiten que aparezca una línea vertical separando cada uno de los bloques de columnas. Las líneas de división secundarias hacen que, además de la principal, aparezcan otras intermedias.

ð Área de trazado: activa o desactiva el área de trazado.

ð Cuadro Gráfico: da formato al cuadro gráfico. El cuadro gráfico lo componen el plano posterior y el plano lateral. Elige la opción en el desplegable Más opciones de los planos posteriores para darle el formato.

ð Plano interior del gráfico: cumple la misma función que el anterior, pero controla el formato de la base del gráfico.

ð Giro 3D: este botón te lleva al cuadro de diálogo Formato del área del gráfico, y su pestaña Giro 3D, desde la que puedes variar el punto de vista tridimensional.

Opciones de formato

La última pestaña es la de Formato. En realidad, ya hemos aplicado y modificado el formato y aspecto de nuestro gráfico con los comandos de las pestañas anteriores, pero ya sabrás que con Excel hay varias maneras de conseguir resultados buenos por distintas vías.

Sabemos que cualquiera de los elementos que componen un gráfico es susceptible de cambios en su formato: color de relleno, tipo de línea y color, tipo de fuente y tamaño, formas, sombras, etc. Solo nos basta hacer doble clic sobre cualquiera de ellos y aparecerá el cuadro de diálogo Formato de (figura 11.8), que tendrá más o menos pestañas dependiendo del objeto sobre el que hayas hecho doble clic.

Pues bien, la pestaña Formato hace que todo ese trabajo sea más rápido. El grupo de comandos Estilos de forma tiene una galería de estilos predefinidos que comprenden cambios conjuntos en muchos aspectos a la vez.

Vamos a comprobarlo con un ejemplo, selecciona con un solo clic el título del gráfico y aplícale, en la cinta de opciones, un estilo de forma. Observa la figura 11.9, del rótulo de título de la izquierda al de la derecha solo hay un clic de diferencia.

estilo de forma aplicado

Figura 11.9. Estilo de forma aplicado

No ha hecho falta entrar en detalles para un gran resultado, pero siempre puedes controlar cada uno de ellos para personalizar el estilo que apliques con los comandos Relleno, Contorno y Efectos de forma.

Desde esta ficha también puedes añadir nuevos objetos al gráfico, nos referimos a los textos WordArt. Si has trabajado antes con Office te resultarán familiares, pero si no es tu caso no te preocupes, porque se utilizan igual que los estilos de forma: seleccionas el elemento que contenga texto y aplicas un WordArt (si no seleccionas ninguno y aplicas un estilo, cambiaras el formato de todos los textos del gráfico).

Por último vamos a ver el grupo de comando Selección actual de las pestañas Presentación y Formato, que nos brinda una manera fácil y rápida de seleccionar un elemento cualquiera del gráfico y aplicarle o borrarle formatos (figura 11.10).

Figura 11.10. El grupo Selección actual

Su uso es tan simple como elegir en el desplegable un elemento, que quedará seleccionado, y pulsar una de las dos opciones. Aplicar formato abre el cuadro de diálogo Formato de para la selección que has hecho y Restablecer para hacer coincidir con el estilo borra el formato personalizado que le hayas dado.

Existen veces en que realizamos alguna consulta pública para cualquier tipo de trabajo que debemos reflejar mediante estadísticas y estas, para ser más entendibles, deben ser mostradas como un gráfico.

Esto se lo puede realizar de manera rápida y sencilla en el programa Excel que está especialmente pensado para este tipo de trabajos, nuestro experto en el tema nos estará explicando el paso por paso para lograr realizar este tipo de gráficos estadísticos sin problema

Empezamos con la primera tabla seleccionamos solo los datos relevantes que son la columna Partidos y Votos los seleccionamos como muestra en la imagen de abajo:

rellenar las tablas

Ahora hacemos clic en  la pestaña Insertar, y escogemos Grafico Circular como  muestra en la siguiente imagen:

grafico circular

Ahora si todo va bien nos saldrá la siguiente forma:

Grafico estadistico circular

Si hacemos clic en la imagen en la parte superior de MS Excel 2010 nos saldrá una opción en la cual nos permite agregar etiquetas y porcentajes, como muestra en la siguiente imagen:

Tipos de graficos

Recuerda que la opción e arriba que se muestra en la imagen de arriba solo aparece cuando hacemos clic en el grafico entero.

Ahora demarcamos la tabla 2 de la misma forma como muestra la imagen siguiente:

De la misma forma escogemos para este tipo de tablas el grafico Columna Agrupada 3D de la pestaña  Insertar, como muestra en la siguiente imagen:

tablas 2

Y listo nuestro resultado será este:

Grafico de barras

Pequeño ejemplo de gráficos


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